Scrum ritüellerinin en az anlaşılanı retrospective. Pek çok ekip “What went well / What didn’t / What to improve” template’ini dolduruyor, 30 dakika sonra çıkıyor, aynı sorunlar 6 ay sonra yine gündeme geliyor. Retrospective’in gerçek değerini çıkarabilmesi için form-doldurma toplantısından çözüm-üretme toplantısına dönüşmesi gerek.
Son 5 yılda farklı ekiplerde retrospective facilitate ettim. İşe yarayan ve yaramayan yaklaşımları paylaşıyorum.
Amaç karmaşasını giderin
Retrospective şunları yapmamalı:
- Planning meeting (bir sonraki sprint işlerini buraya taşımayın)
- Standup (günlük takip ayrı)
- Demo (iş gösterimi ayrı)
- Finger pointing (birini suçlamak için değil)
Retrospective’in tek amacı: ekibin çalışma biçimini iyileştirmek. Hangi süreç, araç, iletişim pattern’i işe yaramıyor, hangisi işe yarıyor, bunu değiştirmek için kim ne yapacak.
Veri ile başlayın, hissiyatla değil
“Bu sprint nasıl geçti?” sorusu hissiyat toplar, data toplamaz. Hissiyat önemli ama yetersiz.
Retrospective öncesi şu verileri hazırlayın:
- Sprint velocity (planlanan vs tamamlanan story point)
- Kaç hata production’a kaçtı
- Unplanned work oranı (mid-sprint eklenen iş)
- Code review turnaround süresi
- Deploy sıklığı
- Ekibin kalibre ettiği tahmin doğruluk yüzdesi
Bu metrik’leri meeting başında 5 dakika sunduktan sonra tartışma çok daha somut oluyor.
Format’ı rotasyona koyun
Aynı format tekrarlanınca beyin otomatiğe geçiyor. Denediğim ve işe yarayan formatlar:
Start / Stop / Continue. Klasik ama etkili. Başlamamız gereken ne, durdurmamız gereken ne, devam etmemiz gereken ne.
4 L’s (Liked / Learned / Lacked / Longed for). Öğrenme’yi de gündem alır. Sevilen, öğrenilen, eksik kalan, özlenen.
Sailboat. Gemimizi hangi rüzgar ileri itti, hangi lapa bizi yavaşlattı, hangi kaya tehlike, hangi ada hedef. Daha yaratıcı ekiplerde işe yarıyor.
Mad / Sad / Glad. Duygusal durumları ayırır. Sürtüşme olan ekiplerde duygunun kendisini konuşmaya alan açar.
Timeline retro. Sprint’i baştan sona olay olarak yazın, her olaya kırmızı/yeşil sticky yapıştırın. Uzun sprint veya projede faydalı.
5 Whys. Tek bir soruna odaklanıp kök nedene inmek. “Neden production’a bug kaçtı? Çünkü…” 5 kez derinleşmek.
Format rotasyonu ekibi taze tutar. Her hafta aynı yapı creative enerji düşürür.
Facilitation: herkes konuşmalı
Retrospective’de sessiz kalan kişi genelde en kritik görüşü olan kişi oluyor. Facilitator’un işi herkesten input almak.
Teknikler:
Silent writing. İlk 5 dakika kimse konuşmuyor, herkes kendi maddesini yazıyor. Sonra sharing. En extrovert kişi en introvert’un düşüncesini basmaz.
Round-robin. Her maddede herkes sırayla yorum yapıyor. Baskın kişiler döngüyü kıramıyor.
Dot voting. Herkese 3 oy, en çok oy alan 2-3 maddeye focus ediyoruz. Time budget iyi kullanılıyor.
Seviye sıralaması. Junior önce konuşuyor, manager en son. Hiyerarşi etkisini azaltıyor.
En önemli adım: action item
Retrospective’in failure mode’u: bir sürü konuşma, hiçbir değişiklik. Action item olmayan retrospective boş kalori.
Action item şu kriterleri karşılamalı:
- Owner var: bir isim yazılmış
- Due date var: bir sonraki sprint veya daha yakın
- Specific: “iletişimi iyileştireceğiz” değil, “standup’a her gün kamera açık katılacağız” gibi somut
- Ölçülebilir: yapıldı mı yapılmadı mı belli
Action item sayısını 3’ten fazla tutmayın. 10 action çıkarsa hiçbiri yapılmaz, 3 çıkarsa 2’si yapılır.
Geçmiş action item’ları review edin
Her retrospective başında geçen retrospective’in action item’larını kontrol edin:
- Yapıldı mı?
- Yapılmadıysa neden?
- Etki gösterdi mi?
Bu disiplin olmazsa action item kültürü çöker. Ekip “nasılsa yapılmaz” moduna geçer, retrospective ciddiye alınmaz.
Psychological safety
Retrospective’in başarısı psychological safety ile doğru orantılı. Ekip üyeleri hata yaptığını, yardım ihtiyacı olduğunu, process ile derdi olduğunu söyleyebiliyor mu?
Manager veya senior’un eleştiri aldığında savunmaya geçtiği ekiplerde retrospective hızlı çöker. Bir kez birisi eleştiri yapar, savunma gelir, bir daha kimse açık konuşmaz.
Facilitator rolü burada kritik. Savunma gelince “bu feedback’i somutlaştıralım, ne yapsak değişir” sorusuyla diyalogu ileri taşıyın. Savunanı savunmadan çıkarın.
Ekstrem durumlar için
Ekip toksik, retrospective facilitate etmek zor mu? Dışarıdan facilitator getirin. Agile coach veya neutral birisi iki saatlik bir retro yaparak bozulan örüntüyü çözebilir.
Retrospective’in sıklığı
Sprint sonu her 2 haftada bir standard. Ben bazı ekiplerde aylık retrospective (sprint-level’a ek olarak) organize ettim, strategic mesele için zaman ayrıldı. Project-end retrospective (kickoff-to-close retro) büyük projelerden öğrenme çıkarmak için değerli.
Retrospective çalışan bir ekip diğer tüm ritüellerden daha iyi performans veriyor. Bir ekibin sağlığını ölçmek isterseniz retrospective’inde ne oluyor ona bakın.